Etätyön periaatteet ja palvelussuhteen ehdot

Tähän kappaleeseen on avattu Valtiovarainministeriön ohje etätyön periaatteista ja palvelussuhteen ehdoista. Päivätty 10.11.2015.

Etätyö on tapa organisoida työtä. Etätyötä on muualla kuin työnantajan tiloissa tietotekniikkaa apuna käyttäen tehty työ. Etätyön avulla voidaan lisätä työn tehokkuutta ja joustavuutta, edistää työssä jaksamista sekä helpottaa työn ja yksityiselämän yhteensovittamista.

Valtionhallinnossa tehokkuus, tietotekniikan hyödyntäminen ja työnantajan kilpailukyky edellyttävät nykyaikaisten työn organisointitapojen kuten etätyön käyttöä. Virastojen toimitilaratkaisut, uudet työvälineet sekä uudenlaiset työympäristöt ja toimintatavat lisäävät mahdollisuuksia työskennellä myös muualla kuin varsinaisella virka- tai työpaikalla. Toiminnan luonne ja tehtävät kuitenkin ratkaisevat, miten työt organisoidaan. Näin ollen kukin virasto harkitsee näistä lähtökohdista etätyön tekemisen mahdollisuudet. Monissa tilanteissa etätyö voi kuitenkin tarjota käyttökelpoisen tavan työnantajan ja henkilöstön tarpeiden yhteensovittamiseksi. Esimerkiksi organisaatiomuutoksissa voi joustavilla työaikajärjestelyillä kuten etätyöllä edistää molemmille osapuolille sopivia ratkaisuja.

Viraston etätyöjärjestelyissä on otettava huomioon etätyön vaikutukset työnantajan tiloissa työskentelevien työhön, yhteistyöhön työpaikalla, asiakaspalveluun ja muuhun toimintaan sekä huolehdittava henkilöstön tasapuolisesta kohtelusta. Etätyöjärjestelyjä koskevia yleisiä kysymyksiä käsitellään henkilöstön edustajien kanssa yhteistoimintasäännösten ja sopimusten mukaisesti. Yhtenäisten toimintatapojen ja henkilöstön yhdenmukaisen kohtelun varmistamiseksi sekä epäselvyyksien välttämiseksi virastojen on hyvä linjata ja ohjeistaa etätyön tekemistä omassa organisaatiossaan.

Euroopan työmarkkinaosapuolet (UNICE/UEAPME, CEEP ja EAY) ovat allekirjoittaneet 16.7.2002 etätyötä koskevan puitesopimuksen (jäljempänä puitesopimus). Suomalaiset työmarkkinakeskusjärjestöt ovat sopineet 23.5.2005 sen kansallisesta täytäntöönpanosta. Valtion työmarkkinalaitos on CEEP:n jäsenenä ja työmarkkinakeskusjärjestöjen asiakirjan allekirjoittajana omalta osaltaan sitoutunut puitesopimuksen täytäntöönpanoon ja siitä tiedottamiseen, jota tämä ohjekin toteuttaa. Monet puitesopimuksen määräykset ovat keskeisiä erityisesti tehtäessä etätyötä kokoaikaisesti. Valtionhallinnossa etätyötä tehdään kuitenkin valtaosin vain osittain, esimerkiksi yhtenä päivänä viikossa. Jäljempänä annettavissa ohjeissa onkin keskitytty tällaista etätyötä koskeviin määräyksiin.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Etätyö on tapa organisoida työtä. Sen keskeisiä tunnusmerkkejä on että työ, jota voitaisiin tehdä työnantajan tiloissa, tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella ja että tässä työssä tai sen organisoinnissa käytetään apuna tietotekniikkaa.

Etätyötä on siis koko-aikaisesti tai osittain muissa kuin työnantajan tiloissa tehtävä työ, esimerkiksi valmistelu- ja tutkimustyö. Etätyötä voidaan siis tehdä kotona tai esimerkiksi kunnan järjestämissä tiloissa, joissa on työskentelypaikat ja tietoliikenneyhteydet etätyötä varten. Etätyötä voidaan tehdä säännöllisesti tai vain satunnaisesti.

Etätyötä ei ole työ viraston omassa tai useamman viraston yhteisessä palvelukeskuksessa tai asiakaspalvelupisteessä taikka viraston sivutoimipaikassa, koska nekin ovat työnantajan tiloja. Virastossa on voitu päättää, että henkilöstö voi etätyöhön verrattavasti työskennellä viraston toisessa toimipisteessä tai toisen viraston tiloissa. Etätyötä koskevat periaatteet ja ohjeet soveltuvat monelta osin myös tällaiseen työskentelyyn. Tällaiset työskentelymahdollisuudet on kuitenkin syytä ohjeistaa tarkemmin virastoissa, joissa niitä käytetään.

Etätyö voi olla kokoaikaista tai vain osittaista, jolloin etätyötä tehdään esimerkiksi yhtenä päivänä viikossa. Osittaista etätyötä ei kuitenkaan tule yleensä järjestää siten, että osa päivittäisestä työajasta tehdään etätyönä, koska muun muassa etätyönä tehtävän työn määrään mitoitus ja seuranta eivät tällöin yleensä ole mahdollisia. Etätyötä ei myöskään pidä sopia tehtäväksi kodin ja työpaikan välisten matkojen aikana.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen. Etätyön tekemisestä tulee olla työnantajan ja työntekijän tai virkamiehen välillä yhteisymmärrys. Etätyöstä voidaan sopia joko palvelussuhteen alkaessa tai sen aikana. Koska työn johtamiseen ja organisointiin liittyvistä asioista ei voi varsinaisesti tehdä sopimusta virkamiehen kanssa, etätyöstä tehdään päätös, joka perustuu asianomaisen suostumukseen ja molempien osapuolten yhteiseen näkemykseen siinä mainituista asioista. Kirjallinen sopimus tai päätös ei ole välttämätön, jos etätyötä tehdään vain satunnaisesti tai jos etätyön tekemiseen liittyvät asiat voidaan muulla tavalla osapuolten kesken selkeästi todeta.

Sopimus etätyöstä voi olla voimassa toistaiseksi tai määräajan. Etätyöstä sovittaessa on hyvä varautua myös etätyöjärjestelyn päättämiseen. Mikäli työnantaja katsoo, että työskentelylle asetetut tavoitteet tai muut ehdot eivät täyty etätyössä tai jos työtehtävät tai muut syyt edellyttävät työskentelyä työpaikalla, lupa etätyön tekemiseen voidaan myös peruuttaa.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Virka- tai työsuhteessa tehtävään etätyöhön sovelletaan palvelussuhdetta koskevia lakeja kuten virkamieslakia tai työsopimuslakia, muutakin virka- tai työsuhdetta koskevaa lainsäädäntöä sekä virka- ja työehtosopimuksia.

Palvelussuhteen ehdoista voidaan todeta erityisesti seuraavaa.

a) palkkaus

Etätyötä tekevään henkilöstöön sovelletaan viraston palkkausjärjestelmää ja sitä koskevia määräyksiä ja menettelyjä vastaavasti kuin työnantajan tiloissa työskenteleviinkin. 

b) poissaolot, palkkaus niiden ajalta ja menettelytavat

Etätyötä tekeviin sovelletaan sairausaikaa, äitiysvapaata, vuosilomaa ja muita poissaoloja koskevia virka- ja työehtosopimusmääräyksiä sekä säännöksiä ja määräyksiä Poissaoloja kuten omaa ja lapsen sairastumista koskevat ilmoitukset työnantajalle on myös tehtävä vastaavasti kuin muunkin henkilöstön.

c) työaika

Työaikalaissa on säädetty, että lakia ei sovelleta työhön, jota työntekijä tekee kotonaan tai muutoin sellaisissa oloissa, ettei voida katsoa työnantajan asiaksi valvoa siihen käytettävän ajan järjestelyjä. Sen sijaan työajoista tehdyssä valtion virka- ja työehtosopimuksessa ei ole työn tekemispaikasta johtuvia soveltamisalarajoituksia. Sopimusta sovelletaan siis sen piiriin kuuluvaan henkilöstöön myös etätyötilanteissa.

Myös etätyössä säännöllinen työaika määräytyy siis yleensä työajoista tehdyn valtion virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. Näin ollen esimerkiksi virastotyössä yhtenä etätyöpäivänä tehtävä työaika on 7 tuntia 15 minuuttia. Ylityön tekeminen ja korvaaminen ei yleensä ole mahdollista työskenneltäessä kotona, koska työnantajalla ei ole mahdollisuutta seurata tai valvoa tehdyn työn tai työtuntien määrää. Etätyöpäivänä tehtäväksi suunnitellun työn määrä tuleekin mitoittaa siten, ettei sen tekeminen edellytä säännöllisen työajan ylittämistä.

Edellä sanottuun liittyen etätyössä työskentelylle on syytä asettaa selkeät tavoitteet ja aikataulut. Etätyötä käyttöönotettaessa on tarpeen selventää myös sitä, miten asianomaisen työpanos määritellään ja miten sitä seurataan. Työtehtävien antaminen ja ohjeistus sekä niiden edistymisen seuranta ja raportointi on myös aiheellista määritellä ennen etätyön aloittamista.

d) matkakustannusten korvaaminen

Varsinaisten virkamatkojen kustannusten korvaamiseen sovelletaan matkustussääntöä. Lähtökohtana on, että tavanomaisten kodin tai muun etätyöpaikan ja työpaikan välisten matkojen kustannuksia ei korvata. Mikäli joissain tilanteissa näidenkin matkojen kustannuksia korvattaisiin, työnantajan tulee ottaa huomioon ja selvittää kustannusten korvausten mahdollinen veronalaisuus.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Etätyötä tekevillä tulee olla samanlaiset mahdollisuudet osallistua koulutukseen kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä, myös teknisen välineistön ja ohjelmien käytön osalta. Koulutukseen osallistuminen on otettava huomioon etätyölle asetettavia tavoitteita ja aikatauluja laadittaessa.

Etätyötä tekevällä on oltava hyvät valmiudet etäkäyttää laitteita ja ohjelmistoja sekä sähköisiä yhteydenpitotapoja. Etätyön yleistyessä koko henkilöstölle on hyvä järjestää opastusta videokokouksista ja muista vastaavista yhteydenpitotavoista.

Etätyöjärjestelyjä käyttöönotettaessa on hyvä kiinnittää huomiota myös esimiesten valmiuteen johtaa etätyötä. Edellä sanotut valmiusvaatimukset koskevat luonnollisesti myös heitä.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Etätyötä tekevät kuuluvat viraston työterveyshuollon piiriin vastaavasti kuin työnantajan tiloissa työskentelevät. Etätyötä tekevien osalta onkin syytä kiinnittää huomiota palveluiden saatavuuteen.

Työsuojelua koskevat määräykset soveltuvat pääsääntöisesti myös kotona tai siihen verrattavissa olosuhteissa tehtävään työhön. Tiettyjä työturvallisuuslain säännöksiä sovelletaan kuitenkin kodin olosuhteisiin vain rajoitetusti. Etätyössä työntekijän tuleekin itse huolehtia ja vastata siitä, että työskentelyolosuhteet ovat asianmukaiset muun muassa työpisteen ergonomian osalta.

Lakisääteinen työtapaturmavakuutus on voimassa myös etätyössä. Etätyössä työtapaturmana korvataan vain työteon yhteydessä ja siihen liittyen sattuneet tapaturmat.

 

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Etätyö ei rajoita virkamiehen tai työntekijän oikeutta lakiin perustuvaan yksityisyyden suojaan. Tarkkailujärjestelmien käyttöönotto kuuluu yhteistoimintamenettelyn piiriin siten kuin siitä on säädetty työelämän yksityisyyden suojaa koskevassa laissa sekä valtion yhteistoimintalaissa.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Pääsääntö on, että työnantaja vastaa työhön tarvittavien laitteiden ja järjestelmien hankkimisesta, asentamisesta ja huollosta. Sama koskee siis myös etätyötä. Useissa virastoissa työvälineet ja tietojärjestelmät mahdollistavat työskentelyn myös muualla kuin omassa virastossa ja työpisteessä. Näin ollen etätyö ei yleensä edellytä virastolta erillisiä hankintoja tai lisäkustannuksia. Joissain tapauksissa etätyötä tekevä voi käyttää myös omia laitteitaan, joista työnantaja ei siis vastaa.

Jos etätyötä tehdään säännöllisesti, työnantaja korvaa tai maksaa työstä aiheutuvat suorat kustannukset, etenkin tietoliikenteeseen liittyvät kustannukset. Etätyössä tietoliikenneyhteys järjestyy yleensä joko työnantajan hankkimien työvälineiden kautta tai työntekijä käyttää omaa tietoliikenneyhteyttään. Työkäytön osuus työntekijän oman tietoliikenneyhteyden käytöstä on useimmiten vähäinen eikä yhteyden laskutus yleensä perustu käytön määrään. Näin ollen työkäytöstä johtuvia kustannuksia ei tavallisesti siinä määrin muodostu, että työnantajan maksama korvaus olisi perusteltu.

Tuloverolaissa työnantajan työntekijälleen työkäyttöä varten järjestämän tietoliikenneyhteyden yksityiskäyttö on säädetty verovapaaksi eduksi. Kuitenkin jos työntekijä on itse hankkinut liittymän ja työnantaja korvaa maksuista myös yksityiskäytön osuuden, yksityiskäytön osuus katsotaan palkaksi.

Työvälineitä, ohjelmia, vastuita ja kustannuksia koskevat asiat on selvitettävä ennen etätyön aloittamista. On esimerkiksi syytä selventää, saako työnantajan hankkimia laitteita käyttää muuhun kuin etätyön tekemiseen. Etätyötä tekevältä puolestaan edellytetään huolellisuutta työvälineiden käytössä ja asiallista Internetin käyttöä.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)

Etätyötä tehtäessä tietoturvasta huolehtiminen on erityisen tärkeää. Viraston etäkäyttöperiaatteet on tehtävä tunnetuiksi ja niiden noudattamista korostettava ja valvottava siten, että tietoturva ei vaarannu työskenneltäessä muualla kuin varsinaisella virka- tai työpaikalla. Myös työhön liittyvän aineiston kuten asiakirjojen käsittelyä työpaikan ulkopuolella on ohjeistettava ja tarvittaessa rajoitettava. Etätyötä suunniteltaessa onkin huomattava, että kaikkea virastossa tehtävää työtä ei välttämättä voida tehdä tietoturvallisesti etätyönä.

Kirjoita kommentti (0 kommenttia)